PDFが複数に分かれていて、地味に扱いづらい。
申請書はPDF。 添付資料もPDF。 スキャンした書類もPDF。
でも、提出するときは1つにまとめたい。
逆に、1つのPDFから必要なページだけ抜き出したいこともあります。全部送る必要はない。必要なのは3ページだけ。なのに30ページのPDFを丸ごと送るのは、なんか違う。
ありますよね。
こういうPDFの結合や分割、Macなら標準アプリの「プレビュー」だけでできます。
追加アプリなし。無料。Macに最初から入っているアプリだけ。
この記事では、MacのプレビューでPDFを結合する方法と、必要なページだけを分割して新しいPDFにする方法をまとめます。
PDFって、分かれているだけで急に面倒に見えます。でもプレビューなら、紙を並べ替える感覚でかなり整理できます。
まず結論。PDFの結合も分割もプレビューでできる
Macのプレビューでは、PDFを開いてページのサムネールを表示すると、ページ単位でかなり柔軟に操作できます。
できることはこのあたりです。
- 複数のPDFを1つにまとめる
- 別PDFから一部のページだけ追加する
- ページの順番を入れ替える
- 必要なページだけ抜き出して新しいPDFにする
つまり、日常的なPDF整理ならプレビューで十分です。
「PDFを結合するには専用アプリが必要」と思っていたなら、ちょっともったいないです。まずMac標準のプレビューを試すべきです。
作業前にPDFを複製しておく
ここは前回のPDF整理記事でも書きましたが、大事なので何度でも言います。
PDF作業の前に、必ず複製しておく。
注意
結合・分割はページ構成を変える作業です。元PDFを残したい場合は、作業前にコピーを作ってください。
プレビューは変更が保存されることがあります。元のPDFを残しておきたい場合は、FinderでPDFを選択して command + D。
これでコピーを作れます。
結合や分割はページ構成を触る作業です。失敗したときに原本が残っていると、精神的な余裕がまるで違います。
PDF編集に必要なのは、難しい知識より先にバックアップです。
複数のPDFを1つに結合する方法
まずは、PDFを1つにまとめる方法です。
操作の要点
結合は「サムネール欄へドラッグ」が基本です。本文の上ではなく、左側のページ一覧へ入れるイメージです。
たとえば、次のようなファイルがあるとします。
申請書.pdf本人確認書類.pdf補足資料.pdf
これを1つのPDFにまとめたい場合です。
手順はこうです。
- まず結合先にしたいPDFをプレビューで開く
表示→サムネールを選ぶ- 左側にページ一覧を表示する
- 追加したいPDFをFinderからサムネール欄へドラッグする
- 入れたい場所にドロップする
これでPDFを追加できます。
追加したPDFは、既存PDFのページとして入ります。最後に入れてもいいし、途中に差し込んでもOKです。
たとえば、表紙のあとに本人確認書類を入れたいなら、表紙の下あたりへドラッグします。最後に補足資料を入れたいなら、サムネールの一番下へ入れます。
感覚としては、紙の資料を並べ替えるのに近いです。
別PDFの一部ページだけ追加する方法
PDF全体ではなく、一部ページだけ追加したい場合もあります。
その場合は、追加元のPDFと追加先のPDFを両方開きます。
手順はこうです。
- 追加元PDFをプレビューで開く
- 追加先PDFもプレビューで開く
- 両方で
表示→サムネールを表示する - 追加元PDFのサムネールから必要なページを選ぶ
- 追加先PDFのサムネール欄へドラッグする
これで、必要なページだけ追加できます。
複数ページを選びたい場合は、command キーを押しながらクリックします。連続したページなら、shift キーを使うとラクです。
この方法はかなり使えます。
たとえば、
- 会議資料に別紙1ページだけ追加する
- 申請書に添付資料の必要ページだけ入れる
- 複数のPDFから重要ページだけ集める
- スキャンPDFから必要なページだけまとめる
全部をまとめる必要がないときに、ページ単位で選べるのは便利です。
PDFの順番を整える方法
結合したPDFは、あとから順番を変えられます。
左側のサムネールで、移動したいページをドラッグするだけです。
順番が違ったら、正しい位置へ動かす。不要なページがあれば削除する。
このあたりは、前回の記事でも詳しくまとめています。
WordPressへ入れるときは、この記事同士を内部リンクでつなぐとかなり自然です。
「結合したあとに順番を整える」 「不要ページを消してから結合する」
この2つはセットで使うことが多いです。
MacでPDFを分割する方法
次は分割です。
プレビューには「分割」という名前の大きなボタンがあるわけではありません。
考え方
プレビューでは「分割ボタン」を探すより、必要なページだけをサムネールから外へドラッグして新しいPDFにします。
でも、必要なページだけを抜き出して新しいPDFを作れます。
これが実質的なPDF分割です。
手順はこうです。
- PDFをプレビューで開く
表示→サムネールを選ぶ- 抜き出したいページを選ぶ
- 選んだサムネールをデスクトップやFinderへドラッグする
- 新しいPDFとして保存される
これだけです。
たとえば、30ページあるPDFから5ページ目と6ページ目だけ抜き出したい場合。左側のサムネールで5ページ目と6ページ目を選び、そのままデスクトップへドラッグします。
すると、そのページだけのPDFができます。
シンプルすぎる。
でも、これがかなり便利なんです。
1ページだけPDFにしたいときも同じ
1ページだけ抜き出したい場合も同じです。
サムネールでそのページを選んで、デスクトップへドラッグ。
これで1ページだけのPDFが作れます。
たとえば、
- 見積書の1ページだけ送りたい
- 説明資料の該当ページだけ共有したい
- スキャンした書類から必要な紙だけ抜き出したい
- 長いPDFから申請に必要なページだけ取り出したい
こういうときに便利です。
メールやチャットで資料を送るとき、必要ないページまで送ると相手も見づらいです。必要なページだけにして送る。地味ですが、仕事の丁寧さが出ます。
結合後は別名で保存するのがおすすめ
PDFを結合したら、別名で保存しておくのがおすすめです。
ファイル → 書き出す
から、わかりやすい名前で保存します。
たとえば、
提出資料_結合済み.pdf申請書_添付資料込み.pdf会議資料_配布用.pdf
こんな感じです。
原本と完成版が分かれていると、あとから見返したときに迷いません。
PDFはファイル名が似ているとすぐ迷子になります。最終.pdf、最終2.pdf、最終_本当.pdf みたいな地獄を生まないためにも、名前は少しだけ丁寧につけておきましょう。
うまく結合できないときのチェックポイント
サムネールが表示されていない
最初に確認
PDF結合・分割で迷ったら、まず 表示 → サムネール が出ているか確認してください。
ページの追加やドラッグ操作は、サムネール欄で行います。
表示 → サムネール
を選んで、左側にページ一覧を出してください。
ドラッグしても追加できない
PDFの本文側ではなく、左側のサムネール欄へドラッグしているか確認してください。
FinderからPDFを追加するときも、サムネールのページとページの間あたりに入れるイメージです。
ページの順番が違う
結合後にサムネールをドラッグすれば直せます。
PDFは結合して終わりではなく、最後にページ順を確認するところまでがセットです。
ファイルサイズが大きくなった
PDFを結合すると、ファイルサイズが大きくなることがあります。
写真やスキャン画像が多いPDFでは特にそうです。
容量が気になる場合は、プレビューの書き出しでファイルサイズを減らす方法もあります。ただし、画質が落ちる場合があるので、提出用や印刷用のPDFでは確認が必要です。
このあたりは、次の記事で「MacでPDFを軽くする方法」としてまとめると良さそうです。
PDFの余白も整えるとさらに見やすい
結合や分割でページ構成を整えたら、余白が気になることもあります。
特にスキャンしたPDFは、ページの周りに大きな余白が入っていることがあります。
その場合は、プレビューのトリミング機能も使えます。
PDFは、ページ構成と見た目の両方を整えると一気に読みやすくなります。
まとめ。PDF結合・分割はMacのプレビューから試す
MacでPDFを結合したい。 複数PDFを1つにまとめたい。 必要なページだけ抜き出したい。
それなら、まずプレビューを使ってみてください。
追加アプリなしで、かなりの作業ができます。
ポイントは、サムネール表示です。
左側にページ一覧を出して、ページをドラッグする。必要なページだけ外に出す。これだけで、結合も分割もできます。
PDF作業は、難しく考えすぎなくて大丈夫です。
まずはコピーを作る。 サムネールを表示する。 必要なページを動かす。
この3つだけ覚えておけば、MacでのPDF整理はかなりラクになります。